Dette dokumentet beskriver hvordan informasjonsarbeidet skal utøves i sammenslåingsperioden.

Overordnede prinsipper for kommunikasjon

Følgende prinsipper legges til grunn for kommunikasjonsarbeidet for sammenslåingen av Verran kommune og Steinkjer kommuner:

  • Åpen
  • Tilgjengelig
  • Oppsøkende
  • Inkluderende
  • Forutsigbar

     

Ansvar for kommunikasjon

FU (Fellesutvalget) har overordnet ansvar for informasjonsarbeidet. FN (fellesnemnda) overtar når den er valgt. Prosjektledelsen, sammen med informasjonsansvarlig i hver av kommunene, har det utøvende ansvaret for kommunikasjon.

Tillitsvalgte har også et medansvar i å bidra med god informasjon til de ansatte i kommunene.

Samtidig påligger det et betydelig kommunikasjonsansvar i de eksisterende organisasjonene, også i sammenslåingsperioden.

Et viktig arbeidsområde for kommunikasjonsansvarlig i prosjektet er å etablere gode informasjonskanaler, tilgjengelig for alle med et kommunikasjonsansvar i organisasjonene.

Målgrupper for kommunikasjon

En sammenslåing av to kommuner har nødvendigvis en bred og sammensatt interessegruppe, blant annet innbyggere, ansatte, kommuner, selskaper hvor kommunene er eiere og har eierinteresser, samarbeidspartnere, leverandører og andre myndigheter.

Informasjonsarbeidet skal ivareta både ekstern og intern kommunikasjon, gjennom de ulike informasjonskanalene. Det vil likevel legges ekstra vekt på god og regelmessig informasjon til ansatte, i samarbeid med tillitsvalgte

God intern informasjon er det beste grunnlaget for god ekstern informasjon.

 

Informasjonskanaler

Følgende hovedkanaler benyttes til informasjon i sammenslåingsfasen:

  • Internett/webside: Det opprettes egen side på hver av kommunens nett med tittel "Ny kommune 2020".   (Her legges historikk, presentasjon av FU, AAU og arbeidsgruppene)
    • Det blir etter hvert FU (FN) -møte laget en artikkel til hjemmesidene. 
    • Det blir etter hvert AAU-møte laget en artikkel til hjemmesidene
  • Intranett: Det blir opprettet en egen intranettside "Ny kommune 2020".  Siden blir tilgjengelig for ansatte i begge kommuner.  Siden kommer fram når ansatte logger seg inn i kommunens nettverk.
    • Det blir etter hvert FU (FN) -møte laget en artikkel til intranettsiden. 
    • Det blir etter hvert AAU-møte laget en artikkel til intranettsiden
    • Arbeidsgruppene skal legge inn informasjon om sine møter på intranettsiden
  • Facebook: Kommunene bruker sine Facebook-sider til å presentere nytt om "Nye Steinkjer fra 2020", og gir innbyggerne anledning til å kommentere.
  • Internmøter: Etablerte møter benyttes til å gi en oppdatering om "Nye Steinkjer 2020".  Det vil bli avholdt informasjonsmøter for ansatte (som også kan streames for å gi alle mulighet til å delta/se og høre). Opptak av møtene gjøres tilgjengelig i etterkant, og kunngjøres til ansatte via intranett og e-post.
  • Nyhetsbrev: Det skal orienteres på e-post til alle ansatte med jevne mellomrom og når det er tatt viktige beslutninger i FU/FN.
  • Bruk av Lokalaviser: Det blir egen side i fulldistribusjonsavisene i Lokalavisa og Steinkjer-Avisa, og lokalavisene inviteres til møter og gjennomgang samt at det er dialog med avisene for å få de til å utfordre innbyggerne om temaet "nye Steinkjer 2020".

     

Andre informasjonskanaler

  • Åpne møter: Prosjektet kan initiere møter med viktige interessenter, for å informere om sammenslåingen. Prosjektet vil også være imøtekommende til invitasjoner fra interessenter som ønsker informasjon.
  • Pressekonferanser: Ved saker av særlig betydning vil det kalles inn til pressekonferanser. Også disse tilstrebes tilgjengeliggjort gjennom en enkel streaming-tjeneste.
  • Team med informanter fra arbeidsgruppene, og etter hvert fra enheter med mindre aktivitet angående "Nye Steinkjer 2020" samles med utgangspunkt i å ha medansvar for to-veis internkommunikasjon.

     

Prinsipper i praksis

  • Åpen: Informasjonsarbeidet under sammenslåingen skal skje med åpenhet.
    Samtidig: Det tilstrebes at all informasjon blir tilgjengeliggjort samtidig for relevante interessegrupper. Spesielt gjelder dette intern informasjon.
  • Tilgjengelig: Gjennom bruk av flere kanaler vil informasjon være tilgjengelig for de ulike interessegruppene.
  • Oppsøkende: Det tilstrebes et prinsipp om at nyheter skal oppsøke interessentene, ikke omvendt. Nyhetsbrev vil komme direkte i innboksen, siste nyhet på midlertidig intranett skal dukke opp på eksisterende intranett gjennom en RSS-feed.
  • Inkluderende: Etablerte, interne informasjonskanaler tilbys brukt også for tillitsvalgte, og eventuelt andre ansatte som ønsker å fremme meningsytringer.
  • Forutsigbar: Informasjonsarbeid skal utøves regelmessig og jevnlig.
    Mulighetsorienterende: Ny teknologi og digitale løsninger samt praktiske løsninger skal synliggjøres

 

Hvem uttaler seg offentlig om sammenslåingen på vegne av Fellesutvalget/Fellesnemnda

Den politiske ledelsen i kommunene og FU/FN har, så langt det er mulig, ansvar for å gi politiske kommentarer og uttalelser til media og i det offentlige rom. Prosjektledelsen kan uttale seg innenfor sitt arbeidsområde.