Nye Steinkjer kommune skal fra 2020 ha et felles arkiv.  Arbeidet for å få dette etablert er igangsatt som et prosjekt.

Mål for prosjektet er:

Prosjektet har 1.1.2020 etablert et funksjonelt arkiv med rutiner og prosedyrer i henhold til arkivloven med forskrift. Arkivet er klargjort for dagens og framtidige digitaliseringsprosesser og automatisk dokumentfangst. Arkivet er også klargjort for nye muligheter for innsyn og formidling.

Mandat
Prosjektet skal:

  • etablere funksjonelt arkiv i henhold til arkivloven, arkivforskriften, proveniensprinsippet, samt Riksarkivarens anbefalinger ved sammenslåinger.
  • etablere en ny selvstendig database for arkiv for Nye Steinkjer kommune så snart organiseringen er ferdig.
  • ta utgangspunkt i arbeidsprosesser og styrende dokumenter innen arkivering i de eksisterende kommunene, og etablere beste praksis i ny organisasjon.
  • utvikle gode, effektive og framtidsrettede rutiner og prosesser for brukerne.
  • legge til rette for dokumentfangst av arkivverdig materiale fra alle saksbehandlingsprosesser.   
  • utvikle og iverksette en kompetanseplan for brukerne som gir rollebasert kunnskap om sak-/arkivprosesser i Nye Steinkjer kommune.

Prosjektet består av følgende arbeidsgrupper:

  • Teknisk løsning elektronisk arkiv
  • Teknisk løsning andre fagsystem
  • Rutiner og prosedyrer i arkiv og arkivplan
  • Opplæring

Prosjektgrupppene koordineres av en strategisk gruppe som rapporterer til hovedprosjektleder.
 

I tillegg kommer:

  • Intern arkivhjelp
  • Arbeid med avslutning av papirarkiv og elektronisk arkiv for alt arkivmateriale fram til 2020
     

Prosjektansvarlig:  Lisa Christiansen